【業務効率化】会社にある本、どうすれば管理できる？

社内の書籍を管理する

会社で購入した資料や専門書などの社内図書。会社が長く続くほど、蔵書も増えてくるのではないでしょうか。社員がその全部を把握しておくことはありませんが、とはいえ一冊一冊がれっきとした資本です。ただ棚にあるだけの状態よりも、社員がもっと活用できればさらなるスキル・意識の向上を図ることができ、業務効率化につながります。

そこで、きちんとルールを設けて社内で貸し借りができるようになれば、本は有効に利用されます。スキルとして必要な資格勉強用のテキストもシェアリングできれば遥かに経済的。

この記事では、これから会社の書籍を管理しようと考えているひとへ、その方法をご提案します。

Excel、スプレッドシートで管理する

このようなことを考えてネットで調べたときにまっさきに出てくるのが「管理表」を作成する、という方法です。

例えばこんなシート...

貸出管理表の例

管理表は、蔵書のどれを、誰が、いつからいつまで借りているのか明確にし、またそれが正しく返却されているかを確認できるようにするためのものです。

そのため、『書籍名』、『利用者』『貸出開始日』『返却予定日』といった項目を作成し、これを【利用者記入項目】とします。

つぎに、管理担当者がこれを随時確認し、返却された本を承認する欄が必要になります。このため『返却日』『承認者サイン』を【管理者記入項目】として作成。最低限これらを明記して、管理運用ができるようになります。

管理簿は誰でもアクセス可能な社用共有フォルダに格納しておいて、貸出が発生するたびに利用者が管理者に報告をして、管理者が確認いきます。

さて、それから蔵書が多くなってくるとそもそも会社が何の書籍を所有しているかの管理も大変になってきます。その場合、重複購入などを避けるためにも【蔵書リスト】が必要になりますね。

蔵書リストの例

フィルタリングで検索できるように、『書名』や『著者名』などを記入。また書籍を完全に特定するために書籍の流通コード『ISBN』も付け加えて、蔵書が増えてきたら欠かさずにこのリストを更新していけば、管理可能です。

いかがでしたか・・・？

ここまでExcelやスプレッドシートで作成可能な管理表を使った貸出管理を紹介してきました。

ただ、この方法は果たして最適と言えるでしょうか？

実際にこれで運用を始めてみて、管理が惰性にならず、ルールも疎かにせず、社員一同が継続して運用できるイメージができたでしょうか？

こうした新しい日常業務の導入には、一見して想像する以上のコストがかかります。いくつか思い当たる節がある方もいるでしょうが、すこしでも煩わしい手続きがあると、業務フローはなかなか定着しません。

読みながら「これはちょっと面倒だな……」と思った方へ、

ここからはさらなる提案として〈カシカン〉を使った管理を紹介します。

カシカンとは？

カシカンは無料から使える貸出管理サービスです。PC、タブレット、スマートフォンのいずれでも利用可能でiOS、Android共にアプリも利用できます。書籍以外にもさまざまなものが管理できますが、書籍管理に便利な機能が充実しており、特に得意分野としています。

スプレッドシート上では結局手入力で処理しなければならない場面も、カシカンでは数回の画面タップだけで処理できたりと、時間効率的にもコスト削減が見込めます。

ほかにもカシカンで書籍管理を行うと、こんなメリットがあります。

いまある社内図書をカシカンに登録する

既に蔵書が大量にある場合や、他の方法で管理を始めている場合、「いまから新しい管理に移行するのは大変……」という風に考えて腰が重いかもしれません。

しかし、カシカンにおける書籍の管理方法はとても簡単で、

方法：バーコードを読み取ってカシカンに書籍を登録する

たったそれだけです。

カシカンはISBNコード※の読み取りに対応しています。

バーコードリーダーを持っていれば、書籍の裏面にあるISBNコード(バーコード)を読み取るだけで、一度に複数の書籍を登録することができます。また既に蔵書リストを作成している場合にはスプレッドシートから一括でISBNを読み取る方法もあります。カシカンを始めるためのハードル、移行する手間はかなり軽いと言えるでしょう。

※ISBNコードとは？

ISBNコードというのは簡単にいえば流通している書籍の管理番号です。

基本的に書籍にはバーコードが２つありますが、そのなかでも１段目のバーコードがISBNコードと言われるものです。特に国内で出版されているものは「9784」から始まります。

市場流通しないものや、自費出版による書籍にはISBNコードが登録されていない場合もあります。

●カシカンの登録はこちら

カシカンの基本的な使い方は、カシカンブログで解説しています。アカウントの作り方や、貸出物の登録方法などはこちらから確認してください。

⇛カシカンブログ

⇛カシカン利用までの流れ

登録した書籍は、国立図書館のデータベースから取得した情報を自動で紐づけます。

【書籍タイトル】【著者名】【表紙】【版元出版社】【説明文】は入力せずとも登録されるので、本のバーコードを一冊ずつ読んでいくだけで登録処理は完了します。

もしバーコードリーダーを持っていなくても、カメラ読み取りによるバーコード取得で同様に書誌情報を取得できます。

カシカンの画面イメージ

利用者は借りたい本をカシカン上でタップして、何日間借りるかを選ぶだけ貸出処理が完了します。返すときも、画面を数タップするだけです。もし忘れていても通知がリマインドされるので、管理者もいちいちリミットを気にする必要がありません。

このようにカシカンには簡単に書籍を登録・管理する機能が充実して備わっています。Excelやスプレッドシートはいまいちスマホ上での操作に向いてませんが、カシカンはスマホに最適化していてぱっと処理できるので、オフィスの蔵書スペースを図書館のように活用するにはうってつけでしょう。

カシカンは無料から始めることができるので、図書管理に悩んでいる方はぜひ試しに使ってみてください。