貸出物の公開設定と利用設定について

貸出物リストの公開範囲について

カシカンは作成したグループにメンバーを招待して貸出物を共有するというのが基本的な使い方ですが、さまざまなユースケースに応じていくらか利用設定を変更することができます。

この記事では貸出物を公開する範囲、利用できる範囲のまとめとその変更方法をご紹介します。

基本の状態

貸出物を登録するときに、公開するグループを選択することができます。
このとき貸出物は自分の所属しているグループのうちから任意に選択したグループに反映され、同じグループのメンバーがそれを閲覧、貸出利用できる状態になります。

ただし、デフォルトではグループページにパスコードが設定されていないので、リンクを共有することでグループメンバーでなくとも閲覧することができる状態です。

デフォルト
閲覧：だれでも
利用：グループメンバーのみ

これが基本の状態です。

公開範囲の変更

公開するグループを変更する

貸出物を公開するグループ先は、登録したあとでも変更することができます。
変更したい貸出物をタップして…

画面右上にある〈編集〉を選択します。

その貸出物に関する情報を編集することができるので、そのなかの〈公開範囲設定〉という項目を変更します。

チェック入れているグループに貸出物が反映され、外すとそのグループ内では表示されなくなります。

非公開にする

また、〈非公開にする〉にチェックを入れると、すべてのグループで貸出物が非表示になります。登録した情報が消去されるわけではないので、貸出物が一時的に使用できなくなったり、利用を停止したい場合に活用してください。

〈非公開〉にした場合
閲覧：管理者のみ
利用：不可

メンバー以外の閲覧を制限する

その貸出物の閲覧自体をグループ内だけに限定したい場合は、グループにパスコードを設定します。
ホーム画面からグループタブを選択し……

設定を変更したいグループを選択します。

グループページの画面右上にある〈設定〉を選択すると、グループ設定が行えます。

ここから〈パスコードを設定・変更〉のチェックボックスにチェックを入れてください。すると、パスコードの入力欄が表示されるので、任意のパスコードを入力します。

パスコードを設定して設定を更新すると、メンバー以外がグループページにアクセスしようとすると認証画面に移動し、貸出物を閲覧することができません。

〈パスコード〉を設定した場合
閲覧：グループメンバーのみ
利用：グループメンバーのみ

リンクを共有しなければメンバー以外からアクセスされることはありませんが、リンクを一般に公開する場合や、チーム全体でリンクをオープンにする必要がある場合は、これをご利用ください。

貸出状況の公開・非公開

またこのグループ設定からは、貸出状況の公開・非公開も設定することができます。基本的に貸出物がいまどのユーザーに貸し出されているかという情報は管理者だけが把握することができますが、これをメンバー全体で共有する場合、設定の〈メンバー同士に貸出状況を公開する〉というチェックボックスにチェックを入れます。

チーム全体が貸出状況を把握することで、貸出日が連続するときに利用ユーザー同士で貸出物を受け渡しすることができます。より柔軟な使い方ができるかもしれません。

利用範囲の変更

メンバー以外の貸出利用

貸出物をグループメンバーでなくとも利用できるようにする設定もあります。貸出物編集の〈予約設定〉の項目に、〈グループメンバー以外でも利用可能にする〉というチェックボックスがあるので、これにチェックを入れます。

これを設定した貸出物はリンクを共有すればだれでも予約申請することができるようになります。この設定は貸出物ごとに設定できるので、基本的には自分のチームで使用するけれど、必要なはべつのチームにも使えるようにしておく、といった運用ができます。

〈メンバー以外も利用可能〉にした場合
閲覧：だれでも
利用：だれでも

これらの設定の組み合わせで、貸出物の公開範囲、利用範囲を自由に設定することができます。運用ルールにあわせて、より使いやすいように変更してみてください。

カシカンは利便性向上のためにアップデートを随時行っています。カシカンで利用できる他のさまざまな機能については、カシカンの使い方をご覧ください。
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