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図書シェアリングの最適な方法とは？




本を貸出・共有する


本の管理は得てして大変なものです。家の本棚でさえ数が増えてくると何を買ったか忘れてしまうし、誰かに本を貸したときも、貸したこと自体忘れてしまうこともままありますよね。





そうした本を複数人で共有する、というのはもっと大変なことです。しかし、そうした図書の貸出・共有を行うシチュエーションは、さまざまに考えられます。

★会社において、資料として必要な参考図書、情報誌を誰でも持ち出して読めるようにしている。

★教育機関として、地元の子供・家庭向けに絵本や児童書、百科事典などを開放している。

★サークルや部活内で、購入した楽譜や教本を仲間で共有している。

 etc...

一方で、そうした図書貸出の運営には、人の手による管理が必要不可欠となります。図書は、他の社内備品などと比べてもかならずしも安価なものでもありませんから、万全の管理体制が求められます。
台帳を作って手書きで管理するのが、一番素朴な方法です。あるいは自由に持ち出しできるようにして完全に利用者に委ねてしまっても、場合によってはかまわないのかもしれません。とはいえこういった運営方法には当然、手間もリスクも伴います。かといって図書管理システムを導入しようとすればどうしても本格的なものになってしまい、それはそれで非常なコストがかかります。たとえ豊富な機能があっても、蔵書環境や利用目的によってはそもそもそこまで利用する必要がない、という機能もあるでしょう。持て余してしまえば、やっぱり無駄を生むことになってしまいます。

日々複数の貸出が発生する図書の管理を、思い通りに実現するのはとても大変なことです。

可能な限りローコストで、規模に見合った管理方法で、つどの貸出手続きをなるべく簡便にする。それが図書シェアリングの最適な方法といえます。そしてそうした管理運営の実現には、図書管理のための機能を備えたツールの利用がもとめられます。

では、最も良い方法とは一体何でしょうか？

〈カシカン〉を利用した図書管理の方法

カシカンは会社や組織など、グループ間で貸出を行うさまざまなモノの管理をサポートする無料のツールです。

借りたいものをスマートフォン（またはPC）で予約手続きし、貸出から返却までの一連をマネジメントするのがカシカンの基本的な使い方ですが、実はカシカンには、図書管理に必要な機能が充分に揃っています。シンプルな操作で使いやすく、どのようなユースケースにおいても柔軟に対応します。

この記事では図書シェアリングの一例として、カシカンを利用した図書管理の方法をご紹介します。

1.図書をカシカンに登録する

まずはアカウントを作成し、カシカンに貸出を行う図書を登録していきます。
手動で必要項目を入力することもできますが、バーコード読込を利用し、書影やタイトルなどの情報を自動で取得する方法が簡単でおすすめです。
「貸出可能日数」や、「ひとりあたりの最大貸出数」に上限を設けることができるので、実際の図書館のような運営も可能です。




また、図書にタグを付与することができます。ジャンルや利用目的に応じたタグを設定しておくと、ユーザーがカシカン上から蔵書を探す際の検索性が向上します。タグの設定方法については、書籍をタグで管理するの記事をご参照ください。

貸出物の登録が終わったら、シェアするメンバーをグループに招待します。アカウント登録やグループメンバーの追加方法についてわからないことがある場合は、カシカンの各機能のページから各解説記事へとアクセスすることができます。操作にまよったらご覧ください。
登録する物が多量におよぶなら、リストをCSVファイルから読み込むことも可能です。

2.QRコードを出力し、図書にひもづける

登録した貸出物は、QRコードにしてプリントすることができます。これにより、図書の現物とカシカン上のデータをひもづけることができます。詳しい解説は、QRコードを利用した貸出の記事で紹介していますので、あわせてご覧ください。
プリントしたQRコードを図書にひもづける方法は自由ですが、図書の状態を保ちたい場合には、カバーをかけた上に貼り付けたり、短冊状にして栞のように挟み込むといった方法が良いかもしれません。（記事では裏表紙に貼り付けています。）




これで、貸出の準備が整いました。これらの機能によってカシカンは、
〈スマホで図書を検索して利用状況を確認し、貸出予約する利用方法〉と、
〈図書の現物を持ち出し、QRコードから貸出手続きを行う利用方法〉の両方に対応します。


3.QRコードを読み込み、貸出し手続きを行う

貸出手続きは、カシカン上からアクセスする場合とQRコードからアクセスする場合で、表示される画面が若干異なります。

カシカン上からアクセスする場合、予約カレンダーが表示されます。貸出を開始する予定日から、返却予定日までを選択してください。このとき、貸出物に日数制限が設定されている場合や、他に貸出があって在庫がない場合など、条件を超える貸出を行うことはできなくなっていますので、ご注意ください。

QRコードからアクセスする場合、画面には貸出予定日数のみを選択する画面が表示されます。何日借りるかを選択するだけで手続きが完了するので、手元にある図書をすぐに借りたい場合は、QRコードからの貸出手続きがおすすめです。


カシカン上から申請する場合は、カレンダーで日程を選択します。




QRコードから貸出申請する場合は、貸出日数のみ選択します。




4.返却する

貸出を開始すると、利用者と管理者のあいだでチャットによるメッセージをやりとりすることができます。カシカン上で送られたメッセージはリマインドとしてメールアドレスにも転送されるので、確認が漏れることはありません。（任意に設定可能）

図書の返却は、利用者か管理者のどちらかが返却ボタンをタップするだけで完了します。

もし貸出の延滞や、カシカン上での返却処理を忘れている場合にも、botによるリマインドが定期的に送られるので、管理漏れも防止することができます。


まとめ




仕事に役立つ本や、取材の足掛かりとなる本、勉強や練習の参考にする本……図書は文化資本です。いま携わっている仕事や取り組んでいる勉強に、それをチーム全体にうまく還元することができれば、きっとより一層の生産性の向上や、教育の一助となると思います。そのためのアプローチとして、いまよりもコストをかけずに効率化する方法が、かならずあるはずです。
ぜひ、この記事を参考にしてみてください。