機材管理はスマホで正確かつ効率的に【備品管理】

 

 機材を管理する難しさ

機材管理。これはイベント企画会社や実行委員会が日々対峙する、避けることのできない重要な課題です。

スピーカー、ステージ、照明機材、オーディオ機器、映像機材、デコレーション等、イベントの規模や内容により必要となる機材は様々。

機材の利用予定の管理に始まり、搬入と搬出、そして状態の保守まで、手間と時間を要するタスクが山積みです。

人員も多く必要な場面も多いのに、これら全てをスムーズに、そして間違えずにこなすことは一筋縄でいくものではありません。

しかしこの機材管理が円滑に行えるか否かは、イベントそのもののクオリティを左右します。より根本的にはチームの信頼性や収益性に大きな影響を及ぼします。

イベント当日に必要な機材が揃わない、予定していた機材の設置が間に合わない、機材の故障等といったトラブルが起これば重大な損失を被ることもあるでしょう。

今まさに必要な機材がどこにあるのか、どの程度使用できる状態なのか、他のイベントで使うことは可能なのかなど、情報整理が不足していることは大きな問題です。

またつぎの企画の進行時に、倉庫に戻したはずの機材が見つからない、破損していたことを当日になって初めて知る…といった事態があればスタッフだけでなく、お客様にも影響を及ぼします。

機材管理には、顧客の満足を継続的に高めるための重要な課題があると言えるでしょう。

では、どうすれば生産性と品質を両立しつつ、イベント企画会社が直面する機材管理の課題を解決できるのでしょうか？

効率的で精確な機材管理。この課題の解決に向けて、新たなツールと手法が求められています。

 Excel管理の限界

このようないわゆる備品管理のシーンでは現在、Excelなどのスプレッドシートが活用されていることが多いです。

この手法はシンプルで、誰でも無理なく使用することができるでしょう。しかし、スタッフが増え、機材の種類や量が増えてくるとその限界も浮き彫りになります。

Excelでの管理は、基本的な情報の記入、視覚的な点検が可能な点で一定の有用性があります。

しかし、それらの手法は更新が手間であり、また情報の共有も労力を必要とします。特に、複数のスタッフが同時に使っていると、情報の混乱を招くことになります。

また、入力ミスや情報の抜け落ちも容易に起こり得ます。イベントの規模が大きくなるほどチェックリストは膨大になり、全てを正確に管理することはほぼ不可能になります。

そこで、カシカンが活躍します。

カシカンの活用とその利点

カシカンはあらゆる貸出管理の解決するためのツールとして登場しました。

これはオンラインで簡単に使用でき、物品管理を効率化し、業務の生産性を向上させることを目指しています。

特にイベント企画会社のように物品の出し入れが頻繁で、管理が難しい企業では、カシカンの適用は非常に効果的です。

カシカンの最大の特長は、何と言っても“使いやすさ”です。

いちいち紙ベースでの管理や、エクセルの頻繁な更新作業から解放され、web画面上で素早く機材の管理が可能となります。

登録した備品はいつでもその状況を把握でき、貸出・返却・予約・在庫状況を網羅的に管理することができます。

何が使いやすいのか。以下で紹介していきます。

カシカンのここが便利！

カシカンの中でも、特に機材管理に力を発揮する機能には以下のようなものがあります。

スマホアプリで使える

複数アカウントで同時にログインできるため、チーム全員がリアルタイムで機材の状況を確認できます。また、アイテム詳細ページにコメントを付け加えることも可能なため、チーム全員で情報を共有できます。

貸出予約機能

利用者が欲しい日時を指定して機材の貸出予約を行えます。これにより、利用者間の調整作業が省ける他、予約情報を元に機材の利用状況を見える化できます。

また、予約機能を活用すればイベントごとに必要な機材を確保しつつ、無駄なダブりを排除することもできます。

予め何が必要かを洗い出しておけば、イベント当日になって急遽確認するというようなトラブルも未然に防ぐことが可能となります。

QRコードによる貸出・返却

各機材にカシカンの生成するQRコードを付けておくだけで、利用者がそのコードをスキャンすることで貸出・返却が可能となります。これにより、面倒な書き込み作業やミスが大幅に減る他、貸出履歴も自動で記録されるため、後から確認することも可能です。

アイテムの詳細情報管理

機材名だけでなく、メーカーや型番、購入日や保管場所など、それぞれの機材に関する詳細な情報を一元管理できます。これにより、機材の状態把握やメンテナンス予定の管理、新規機材購入の判断などが容易になります。

これらの機能を活用することで、従来は各個人の負担となっていた機材管理の負荷を軽減し、よりシームレスな業務フローを実現することが可能になります。カシカンを活用することで、機材管理にかかる時間を大幅に減らし、本来の業務に専念できる環境を整えましょう。

まとめ

機材管理は、イベント企画会社が日々遭遇する複雑で重要な業務です。

業務の質と満足度にも影響を与えるため、その改善に向けた取り組みとしてカシカンを試してみることは価値があるものと思います。

カシカンが提供する機材管理機能は、旧来の方法の限界を補完しながら業務の効率化を実現します。

カシカンはこれまでユーザーの声をききながら、現場の要望に応える機能拡張を行ってきました。

そのため多様な業務状況やニーズに対応できるようになっています。それぞれの現場で最適な使い方を見つけていただくことがきっとできるでしょう。

この記事が皆様の機材管理改善の一助となれば幸いです。カシカンと共に、より効率的かつ質の高いイベント運営を実現しましょう。

詳しい使い方については、カシカンの公式ブログをご覧いただくか、サポートまでお問い合わせください。
今すぐカシカンアプリに登録し、仕事の悩みを減らしましょう！

 カシカンの利用はこちらから！→カシカントップページへ

iOS/アンドロイド各種アプリも利用できます→Appストア ／ Google Playストアへ

カシカンの使い方、始め方で迷ったら→カシカンブログへ