社内書籍の貸出管理が変わる！カシカンでスムーズな書籍共有
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１．社内書籍の効果と問題
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知識の共有を促進する
会社で購入した書籍はチームメンバーで共有することで、社員それぞれのスキルアップや全体の業務改善などに役立つ資料が入手できます。会社自身が成長するためにも、書籍は立派な資本になります。
しかし、社内にある書籍を効率的に管理しようとすると、どうしても貸出や返却の問題がコストとしてかかってしまいます。
紙ベースでは手間がかかりトラブルも多いので、エクセルなどデジタルデータを通して管理する方法が広く模索されていますが、一方で社員がシステムになれていないことで、適切な利用がされていない、貸出管理の把握ができていないなどの問題が生じることもあります。エクセルは決して書籍を共有するために設計されたソフトではないので、現状ではこういった書籍をシェアすることの効果と、その管理の課題とでバランスをとることが求められました。
解決策
こうした書籍管理の課題に対して、最適解といえるウェブサービス「カシカン」をご紹介します。
カシカンはスマートフォンなどから簡単に貸出管理ができるサービスです。
幅広く備品やその他のツール管理に使えますが、「書籍」の管理に関しては充実したサポートを行っており、特に得意とするジャンルです。
例えば、書籍の貸出・返却時の日程をカレンダー管理し、返却期限が近づいた書籍については自動で通知する機能を備えています。登録自体も簡単で、書籍のバーコード(ISBNコード)を読み取るだけで国会図書館データベースから情報を取得し、登録書籍の関連情報を自動で付与します。
また加えて、カシカンが提供するチャット機能を利用することで、書籍のレビューやおすすめ図書の情報交換などもできるため、社内での情報共有もスムーズに進めることができます。
以下で詳しくみていきましょう。
2. カシカンで解決できること
書籍の貸出状況の把握
社内書籍の貸し出し管理にあたって、抱えがちな課題の一つに「書籍の貸し出し状況の把握が困難」というものがあります。蔵書数が多くなるにつれ、誰がどの書籍を借りているのかや、返却期限が切れた書籍はどれかなど、手元にない時は特に管理が煩雑になります。また、紙ベースで管理している場合には、書籍を借りたり返したりした記録を手書きで残す必要があり、手間がかかってしまいます。これらの課題が抱えることで、返却期限切れの書籍や、落とし穴にはまってしまうことがあるため、貸し出し管理が難航してしまうことがあります。
カシカンには、書籍や備品などの貸出・返却管理もスムーズに行える機能が備わっています。貸出は、希望日付と借りる数を選択して手続きを完了するだけで受け付けられます。
また、管理者が一度に貸し出せる数を制限することもでき、貸出物の複数利用が可能なので、図書館のようにルールを従って利用することができます。
貸出期限が過ぎて未返却の場合には、自動で通知が送信されるため、返却漏れを防止することもできます。返却するときもカシカン上で、手間をかけずにスムーズに返却することができます。書籍などの貸し出し管理に困っている方は、カシカンの貸出・返却管理機能をお試しください。
保管場所や棚位置の確認
書籍の貸出業務に加えて、保管場所も貸出管理において大きな課題となります。日々の業務で使用する書籍があるため、オフィスや会議室など、様々な場所に散在してしまっている場合があります。そのため、社員が本を探す際に手間取ってしまったり、本棚に戻り忘れたりといったトラブルが発生し、結果として書籍の紛失や破損といった問題が起こることもあります。
カシカンには、貸し出す書籍や備品の保管場所を登録する機能があります。保管場所の登録ができると、貸出物の管理がよりスムーズになります。
カシカンでは国会図書館の豊富のデータベースを参照して書籍情報を自動で取得するので、「著者名・作品名・出版社名」などが簡単にタグ付けできるほか、任意のワードをタグ管理することができます。カシカン上で検索をかければ、その本がいまどこにあり、またどこへ返却するべきなのかもひと目でわかるようになります。
また貸出履歴も確認できるので、最後に誰が借りたのかをきちんと辿って把握できれば、紛失を防ぐ効果もあります。
書籍の登録が簡単
最初の足がかりとなる書籍登録が簡単な点もカシカンのメリットです。基本的にはスマートフォンのカメラで本のバーコードを読み取るだけで、必要な基本情報は自動で取得するので、ごく簡単に登録処理が完了します。もしバーコードリーダーを持っていればパソコンに接続してよりスピーディーに登録準備を進めることができます。
レビュー共有機能
カシカンには貸出物に対してレビューを共有することができる機能を提供しています。
共有するレビューは個別の貸出物のページから閲覧できるため、他のユーザーがその書籍に関心を持った際に気軽に参考にすることができます。書籍を読了したユーザーはレビューの投稿して、あとから読む仲間がより役立てるようにレビューしてみてください。評価も5段階で選択することができます。自分が借りた書籍や備品に対して、感想や使用感などをレビューとして残すことは他のユーザーにとって貴重な情報源となります。
3. カシカンの利用方法
アカウント作成から設定までの手順
カシカンを導入することで、社内書籍の貸し出し管理がスムーズになります。 利用方法も簡単で、まずはアカウントの作成から始めましょう。以下に、アカウント作成から設定までの手順をご紹介します。
１．アカウント作成
カシカンのトップページにアクセスし、【利用者名】、【メールアドレス】、【パスワード】を入力してアカウントを作成してください。個人や法人、チーム等、利用目的に応じた名前を設定できます。
２．書籍の登録
アカウント作成後、書籍を登録します。カシカンのトップページにある【登録】ボタンをクリックし、必要事項を入力していくだけで簡単に書籍登録ができます。カメラで書籍のバーコード(ISBNコード)を読み取ると便利です。
３．貸出管理
書籍が登録されたら、貸出を管理するための設定を行います。貸出可能な日数や、一度にひとりが借りられる数の上限、管理者が対応できない曜日の設定など、運用ルールに応じて細かに設定できます。
４．メンバー招待
メンバーを招待することで、共有書籍をチーム内で管理できるようになります。メンバー招待から、招待したいメンバーのメールアドレスを入力し、招待状を送るだけで簡単に追加が可能です。
これらの手順に沿ってカシカンの設定を行えば、社内書籍の貸し出し管理が一気にスムーズになります。活用して貸出管理を効率化し、紛失や破損のリスクを最小限に抑えましょう。
カシカン始め方についてはカシカンが提供するカシカンブログで解説しています。
料金について
カシカンの利用料金プランについて紹介します。カシカンは、無料プランと有料プランが用意されており、ユーザーのニーズに合わせて柔軟に選ぶことができます。
プランの違いによって制限される機能はほとんどありません。
利用するメンバーの規模に応じて選んでいただければと思います。
1.無料プラン（Freeプラン）
無料プランでは、貸出管理機能や、1つのグループ内で25人のメンバーまで追加することができます。
2.有料プラン
有料プランでは、メンバー人数をさらに増やすことができ、大規模なチームでも利用することが可能です。またメンバー以外のユーザーをゲストとして招待し、貸出などを行うことができるようになります。
また、営利目的でない団体に対しては別途NPOプランを用意しています。
普通の有料プランから割引が適用されるので、お気軽にお問い合わせください。
4.まとめ
カシカンは、社内での書籍共有の課題を解決する機能を持っています。書籍の登録や貸出、返却の管理をカシカンで行うことで、ミスや忘れ漏れを防止し、スムーズな書籍管理を実現します。また、バーコードリーダーで書籍の情報を簡単に登録することができるため、手入力による登録作業の手間も省けます。さらにカシカンでは、貸出物の予約機能やレビュー共有機能など、書籍管理に必要な様々な機能が充実しています。是非一度、カシカンのサービスをご利用いただき、効率的かつスムーズな書籍共有を実現してみてください。
これらの機能を駆使して書籍管理にまつわるコストを最大限まで低減し本来の旨味である「社内知識の共有促進」を実現しましょう。
知識もスキルも財産として、その後の働きに長く大きく貢献するはずです。
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