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備品貸出の悩み解決！”貸出予約”で職場を効率化する方法【貸出管理】

備品共有の課題 

どの職場にも、仕事で扱う様々な備品があります。なかでも昨今はタブレットやPCなどの比較的高額な電子機器や、オンライン会議で使用するマイクやウェブカメラのような付属品も多く導入されています。
そういった備品をきちんと管理することも業務であり、大切な資本を守ることでもあります。しかし、複数人で備品を共有するというのはどうしても課題がつきものです。
たとえばこんな場合……

ある企業のマーケティングチームでは、プロジェクターやカメラなどの備品が共有されています。ある日、チームメンバーのAさんがプレゼンテーションの準備をしようと、プロジェクターを使用したいと思いました。しかし、プロジェクターがどこにあるのかわからず、他のチームメンバーに尋ねて回りましたが、誰もプロジェクターの所在を把握していませんでした。

その後、Aさんがプロジェクターを探し回る中で、別の部署のBさんがプロジェクターを使用していることが判明しました。Bさんは、その日の午後にプレゼンテーションがあるため、プロジェクターをAさんに貸すことができませんでした。結局、Aさんはプロジェクターを使用せずにプレゼンテーションを行うことになり、効果的なプレゼンテーションができないまま時間が過ぎてしまいました。

 このようなシチュエーションでは、備品の予約システムが導入されていれば、Aさんは事前にプロジェクターの使用予定を把握し、他の時間帯にプレゼンテーションをスケジュールするか、別の方法で準備を進めることができたでしょう。需要や使用頻度が高い備品については、事前に予約できるシステムがないと利用の効率が悪くなってしまいます。

こうした問題のほかにもなんとなくでシェアしていると、いくらなんでもなくならないと思っているものでも、いつの間にか紛失してしまうなんてこともあります。

備品の所在不明と利用競合。これこそが備品管理の大きな課題になるでしょう。-

解決策：ツールを使って備品管理の効率化

備品管理の王道はやはり管理台帳の運用になるでしょう。インターネットで検索すればテンプレートもたくさん出てきますが、やはりひとの手で入力する部分が多く、ヒューマンエラーが避けられません。またルールの周知や徹底も、チーム全体のコストとしてのしかかってきます。
管理する側にとってはストレスの原因にもなりかねません。

この解決には専用のツールを使うのが一番です。備品管理に最適化されたツールは円滑に管理するための機能があらかじめ用意されていて、サポート体制が充実しているので厳格な利用ルールも不要です。

そういうわけで、予約台帳よりも便利なツールとして紹介したいのが、カシカンです。

カシカンはウェブブラウザもしくはアプリで使える貸出管理ツールです。スマートフォンからでも利用できて、オンライン上に情報を保存するのでどこからでもアクセスできます。
貸出管理に機能を特化しているためサポートも豊富です。

ごく簡単な操作で備品の予約ができるため、従来の手間がかかる手続きや管理工数を大幅に削減することができます。またリアルタイムで予約状況を確認できる機能によって予約競合を防止し、全体のスケジュール管理を円滑に行えるようになります。
カシカンはその他の備品管理における悩みを一挙に解決し、効率的な管理方法を提供してくれるでしょう。

カシカンの機能について

カシカンをうまく利用すれば、煩雑な手続きや紙ベースの予約管理が一気にクリアになり、手軽かつ簡単に備品の予約が可能になります。
貸出状況が大幅に可視化されいつでも確認できるようになるほか、貸出ができない時間帯は予約自体ができなくなるので、予約のバッティングを回避しながらスケジュール管理がスムーズに行えます。

さらに、カシカンは導入のハードルが低いところもポイントです。無料から始めることができるので、とりあえずお試しで使ってみることができるほか、慣れてきたら豊富なオプション設定からよりその職場に適した設定にカスタマイズする柔軟性を備えています。

機能の例
・書籍を簡単に登録するバーコード読み取り機能
・リストを見やすく保つフォルダ・タグ機能、検索機能
・よく使う備品を登録しておける「お気に入り」機能
・備品にまつわる改善をフィードバックできるレビュー機能
・返却漏れを防止するリマインド機能

他にも、例えばカシカンには何でも登録できるので、会議室を登録することもできます。
これを登録すれば、会議室の利用スケジュールを時間帯ごとに管理することもできるようになります。
あるいは利用していない空き室や施設があれば、それをワーキングスペースなどとして有償でレンタルする、なんてことも設定次第で可能になります。

多くの企業や組織が管理業務の最適化と効率化を実現できるでしょう。

カシカン導入のステップとポイント

カシカンを導入する際には、以下のステップとポイントを押さえておくことが効果的な備品管理につながります。

1. 備品の登録

アカウントを作成したら、カシカンに貸出物を登録します。
登録する情報は名前など最低限のものだけでもいいですし、必要に応じて写真や説明も補足していくことも可能です。
もし既にExcelなどで管理しているシートがあるなら、それをカシカンにまとめてインポートする方法もあります。

2. チームの招待

備品が登録できたら、チームメンバーを招待します。カシカンの使い方はシンプルなので、利用する側からみても操作に困る場面はほとんどないと思います。もし操作方法や不明な点が出てきたら、カシカンブログをのぞいてみてください。

3. 運用開始・改善

備品の登録、チームメンバーの招待が終わったら、もうカシカンを使い始めることができます。
使ってみて変更したい部分や不便に感じたところは、オプション変更や他の機能で改善することができます。最低限の機能だけでなく、さらなる効果向上を目指して最適化していける拡張性もカシカンの魅力です。

カシカンのさまざまな機能や詳しい使い方は、カシカンブログを参考にしてみてください。
ユースケースごとの導入例なども紹介しています。

効率的な備品管理を実現しましょう

カシカンはこれまで面倒だった備品の予約管理をきっと簡単にするでしょう。
無駄なコストは省き、組織全体の生産性を向上させるためにも、ぜひカシカンを活用してみてください。