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〈貸出管理〉を楽にする！オンラインサービス活用でストレスフリーな職場環境へ

 貸出管理をするのはストレス？

貸出管理はふつう、紙ベースの台帳かExcelシートを作成して行うことが多いです。
紙ベースで行う場合、利用中の備品が一見してわかりにくかったり、書き間違い、返却確認漏れがあったときのリカバリが取りにくいなどの不便があります。Excelシートによってこういった点は多少改善されますが、それでも手動入力の手間やルールの徹底などの面で、どうしてもミスやトラブルが起こってしまうでしょう。継続的に管理運営していくにあたり、こういう積み重ねは担当者への負担になってしまいます。

しかし、専用のオンラインサービスを活用することで貸出物の管理はぐっと簡単になります。上にあげたミスや漏れをケアする機能があらかじめ組み込まれていて、アクセスから処理操作までがシームレスに行えるため、職場の生産性を高めることができるでしょう。もちろんペーパーレス化にも繋がります。

スマホで使える貸出管理特化型サービス

オフィス向けのこうした管理サービスを調べてみると、大抵が包括的な業務システムの一機能として提供されているため高価だったり、スタンドアローン型のパソコン向けソフトだったりします。スマホで手軽に使えて、貸出管理機能に特化したサービスというのはほとんど存在しません。
そんななかで、これらの条件をすべてクリアしたウェブサービス・カシカンを、この記事ではご紹介します。

カシカンとは？

「カシカン」は、グループ内で備品や図書を共有するためのウェブサービスです。アプリ(android / iOS用)もあるのでスマートフォンから簡単に操作でき、アカウントを作成するだけですぐに使用することができます。
登録は写真付きで簡単に行うことができ、貸出はすぐに借りる場合でも予約形式でもごく少い操作で処理できます。返却もワンタップで、もし忘れたりしてしまってもリマインドが送られてくるので、利用者も管理者も安心して使えます。

カシカンでは何ができる？

カシカンでは貸出物の貸出手続きや、貸出状況の管理ができます。物の種類は制限がなく、備品のパソコンや社内図書など、日常業務で社員が共用使用するものを何でも、登録さえしておけば、誰が何を借りているのか、いつまで貸し出されているのかなど、利用状況を簡単に管理できます。使い方次第で、会議室のスケジュール管理などにも利用することができます。

カシカンはスマートフォンアプリからいつ、どこからでも使うことができるので、すぐに使いたい備品や気になる社内図書の貸出状況なども手元で確認、手続きができます。 パソコンからでも、スマホからでも、シーンを選ばず使えるのがカシカンの魅力でもあります。外出先でも備品や書籍の貸出やシェアリングを簡単に管理できます。

貸出の際には期限をつけることができて、期限の迫っている貸出物については、リマインダー機能を使って利用者・管理者双方に知らせることができます。何かに書いたり入力する手間なく、返却期限を守ることができます。

そのほかの予約管理機能も充実しているため、他の社員とのスケジュール調整もしやすくなります。予約の確認や変更はスマートフォンから簡単に行えるため、手軽で効率的です。

カシカンの機能の例

  • 検索性を高める「フォルダ機能」や「タグ機能」
  • 一括予約／一括返却
  • 書籍の「バーコードの読取機能」
  • 複数の組織を使い分ける「グループ機能」
  • 「有料貸出」にして収益を受け取ることも可能
  • 日をまたがない貸出にも対応する「時間貸し」機能　...
使い方次第で貸出管理に留まらない色んな活用ができるのが、カシカンです。

どうやったら使える？

以下のサイトにアクセスして、利用登録を行うことですぐにカシカンを利用することができます。ほとんどすべての機能をフリーでも使うことができるので、試しにでも気軽に使い始めてみることができます。

カシカン公式サイトへ

使い方に困ったら…

カシカンでわからないことがあったら、カシカンブログを覗いてみてください。

社内IT担当者の方々にはぜひ、カシカンを活用いただき、業務の効率化やストレスの軽減につなげていただければと思います。