会社共用端末を簡単に管理したい

 

社内端末の管理は面倒！

オフィスでは、社内で使用するタブレットやノートPCなどを共有することがあります。特に、会議やプレゼンテーションの場ではiPadをはじめとするタブレット端末は持ち運びが容易であることもあり、いまや定番のアイテムです。

しかし、そのように手軽で持ち運びが便利であればあるほど、だれが使ってどこへやったのだかわからなくなるなんてことも多いものです。デバイスのような決して安くないものは、社内にいくらでもあるわけではないですから、いざ使いたいときに他の社員が使っていて、使えないというケースも……。
そのようになってしまう原因は、決して管理体制があまいからでも、社員の注意意識が薄いからでもありません。ひとはかならず物忘れやうっかりをしてしまうものですし、「〇〇をこの時間から使いたいです」などの、一見些細なコミュニケーションをつい怠ってしまうのも仕方がありません。そもそもそうした管理の徹底にコストを割くこと自体、できるだけ避けるべきなのです。

なにより肝心なことは、この日に使いたいと思ったらすぐにその場で予約ができて、いつ・だれが借りているのかをどこでも確認できるサポート体制です。

というわけで、社内で共有するパソコン機器を簡単、手軽にシェアするための方法、その一例として、無料の貸出管理サービス〈カシカン〉をご提案させていただきます。

カシカンとは？

〈カシカン〉はブラウザやスマートフォンアプリで利用できる、無料の貸出管理サービスです。カシカンを活用することで、社内備品や書籍、サークルの所有品など、さまざまなシーンのさまざまなモノをグループでシェアリングできます。登録できるモノに制限はなく、数も無料のまま無制限に登録できるので、手軽にはじめることができます。

今回はこのカシカンを利用して端末の共有をしてみましょう。

カシカン　ホーム画面

アカウント登録

カシカンの利用にはアカウント登録が必要です。メールアドレスとパスワードを設定するだけでかんたんに登録できるので、利用を開始するまでに時間はほとんどかかりません。

端末を登録する

アカウントを作成することができたら、試しに社用のタブレット端末を登録していきましょう。カシカンはあらゆるものを貸出物として登録していくことで、グループメンバーとシェアすることができます。登録処理はわかりやすくシンプルなので、操作に困ることはほとんどないと思います。

貸出物の登録時には、写真データをアップロードして視覚的にリストをつくれるほか、端末にかかわる情報を整理して保存しておくことができるので、貸出物を沢山登録した場合でも検索性を保てます。

貸出物登録画面

POINT①:タグが設定できる

カテゴリーや収納場所はタグとして、その他使用用途を分類する場合は説明文内にハッシュタグとして設定しておくことができます。ホーム画面からいつでも検索することができるので、借りたいものがすぐに探し出せます。

例えば、プレゼンテーション用に使用するためのiPadには〈＃プレゼン〉とタグをつけておけば、プレゼンテーションを行ったり準備するとき検索ですぐにみつけられます。もちろん、使い方は自由です。

他にも、〈Illustrator〉や〈Photoshop〉などのデザインソフト、〈Indesign〉などのDTPソフトが入っているPCには、「#Illuatrator」などのハッシュタグを説明文内に入れておくだけで、検索からすぐに利用できる端末の貸出予約ができるようになります。

タグ機能についての詳しい解説はこちらをご覧ください。

⇒貸出物をタグで管理するの記事へ

POINT②:在庫数を設定できる

同じデバイスを複数所持しているときや用途の同じものは、在庫数を設定してまとめて登録しておきましょう。在庫が切れるまでは予約が重複しても貸出が受けられます。

タブレット以外も…

タブレットが登録できたら同じ要領で、リモート会議で使用するようなマイクやヘッドセットを登録してみましょう。

ここでのポイントは、フォルダを作成することです。アナログでもデジタルでも、整理されていないひきだしの中から目的のものを探し出すのが難しいのは同じです。パソコンはここ、会議に使う周辺機器はここ、と保管する場所を指定しておくことで、パッと見にも探しやすくなります。

フォルダ活用の例

フォルダ機能について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

⇒フォルダ機能についての記事へ

予約と返却の方法

ここまでできたら、実際にカシカンを使ってみましょう。明日、取引先でプレゼンテーションを行います。資料はすでに完成していてデータは会社のクラウドに保存しているので、あとは当日、持っていくものをカシカンで貸出予約しておきます。

検索から「プレゼン」と入力して、ハッシュタグがついているものを絞り込みます。表示されたもののなかから、任意のものを選んでください。ここでは、iPadを借りてみます。

予約手続き

借りたいものがみつかったら、貸出予約を行います。といっても、その手順は表示されるカレンダーから借りたい日程を選んで〈予約する〉ボタンを押すだけ。とても簡単です。

ここでのポイントは大きく３つです。

貸出予約画面

POINT①:日程調整が視覚的にわかる

ここで表示されているカレンダー上では、すでに予約が埋まっている日程は選択できないようになっています。カシカンで管理していれば予約が重複して当日にトラブルが起こるようなことはありません。また、日をまたぐ一定期間の貸出を受けることもできますが、貸出物ごとにその最長日数を設定していれば、その日数を越えた貸出予約も自動的に受け付けなくなります。

POINT②:手続きは〈予約する〉のワンタップで完了
予約の手続きに関して、操作的な手間はほとんどかかりません。借りたいものが決まっていればカシカン上で探して予約が完了するまでの時間は１分とかかりません。

また返却の手順も同様で、〈返却済みにする〉というボタンをタップする。それだけです。

返却画面

POINT③:貸出物の管理者にメッセージを送信できる。

予約と同時に、その貸出物の管理者に対してメッセージを送ることができます。これでどういった用途で使うのか、いつごろ貸出の受け渡しをしたいかのコミュニケーションを円滑に行うことができます。

さらに、このメッセージはチャット形式になっているので、管理者側からもメッセージを送ることができます。チャットは予約ごとにやりとりできるので、貸出当日はスムーズに動くことができ、また管理者は貸出を通してチーム全体の動向を把握することもできます。

チャットの使用例

デバイスの他にも、ポケットwi-fiやレーザープリンターも必要なら忘れずに借りておきましょう。こういった周辺機器もカシカンに登録しておけば、当日あせって忘れ物をするような事態を未然に防ぐこともできます。

会議室の利用管理も

またべつのケースで……

今日の午後になってから、緊急の会議が行われることになってしまいました。だけど今日はもともと違うチームが会議室をつかう予定があったはず……会議室のスケジュールはどうなっていたっけ……。
そんなときも、カシカンをひらきましょう。会議室も、貸出物として登録してしまえば問題ありません。

貸出物はサムネイル表示のほかにも、会議室のように貸出スケジュールが細かくわかれるものは、時間帯表示に切り替えることでどの時間なら借りられるのか視覚的に把握できます。

タイムスケジュール表示の例

表示方法について、詳しくはこちら
⇒表示切替・並び替えについての記事へ

別チームの会議は12時から14時の予定でした。15時から予約してはじめれば、十分な話し合いができそうです。

このようにカシカンは会議室の利用予約も、まとめて管理することができます。

まとめ

いかがだったでしょうか？
いま現在オフィスでのチームワークに何か行き詰まりを感じているなら、試しに新しいサービスを投入してみると、よいきっかけになるかもしれません。カシカンはすべてのサービスを無料で利用することができるので、導入コストもかかりません。風通しの良い職場環境でこそひとはやりがいを見出だせるものです。

カシカンはこちらのページから登録・利用することができます。

⇒カシカンのホームページへ