イベント機材の管理とシェアリング

 

イベント備品の管理事情

コンサートやトークイベント、展覧会、結婚式、e-Sports、オンラインライブなどなど、大小問わず様々なイベントがいまもどこかで催され、そして未来に向けて企画されています。そしてどんなイベントにもかならずそのひとつひとつに多くの人が携わっています。イベント会社だけでなく、地域組合や、いまや個人でもイベントを主催したり、手伝ったりすることができます。

ただ、その準備のために共通して悩みのタネになることといえば、機材などの備品の多さが挙げられます。

椅子、テーブル、マイク、スピーカー、照明、PC、タブレット、音楽イベントならアンプやオーディオインターフェース、電源ドラム、そもそも搬入のための台車や車、配線の分配器、とにかくモノが多い…！
機材が多ければ多いほどそれらを接続するコード類もまた用意しなければいけなくなり、イベントによって必要なモノの数も種類も変わってきます。
こうしたモノの管理はそれだけで大変なうえ、チーム全員がそれを把握するというのは非常に困難なことです。しかし、その連携を怠ると必要な場面で必要な備品が用意できなかったり、紛失につながってしまうようなこともしばしば起こってしまいます。

対策を調べればexcelで台帳管理をするためのテンプレートなども出てきますが、結局手動でまちがえず管理しつづけるのには人手も要るし限界があります。かといって上位の外部システムを導入すると月々の管理コストがのしかかってしまいます。

日々リソースを圧迫するわりに、いざ改善しようとすると整備コストがかかってしまう……機材の管理は本当に世話が焼けるものです。

また、イベント運営は当日だけではありません。企画の発案から搬出に至るまでには様々は段階があって、それぞれの場面で必要なものが異なります。機材やコード類もそうですが、資料や搬入車など、ピンからキリまで一元管理することができればとても快適になりますよね。

そういうわけで、

★企画段階からイベント終了まで、段取りごとに必要なすべてのものを一元管理する

★細かい規格まで分類したうえでだれにとってもわかりやすく管理する

★そのイベントのときだけ必要なものを可視化して、共有を簡便にする

そんな理想の管理体制の一助となるようなアイデアをひとつ紹介していこうと思います。

使用するのは、カシカンというウェブサービスです。

カシカンとは？

カシカンは備品・図書などの効率的な貸出管理に使える無料のウェブサービスです。

アカウントを登録するだけで貸出物の登録、グループ人数の追加などの上限もなく、すべての機能を無料で使用することができます。貸出の手続きはカレンダーから日程を選択するだけで、返却もワンタップ。チーム内での備品を効率的にシェアすることができます。

カシカンへの登録はトップページから行うことができます。

貸出物を登録する

貸出物の登録内容は自由です。

例えば、運営の当日に必要な機材だけでなく、搬入出に必要な車やトラックを登録してもいいですし、アイデア出しやデザインを考えるときに参考にする書籍なども登録できます。とにかく貸し借りが行われるものは何でも登録してしまえば、シェアリングにまつわる事柄はすべてカシカンひとつで完結することができてストレスフリーです。

企画のヒントを与えてくれる図書資料があれば、それも登録しておきましょう。サインやパンフレットのレイアウトを参考するデザイン帖なども、ここで管理しておけば簡単に必要なひとの手に届きます。新人のメンバーに勉強のための本を逐一購入してもらうよりも、社内で本棚をつくって有用なものはどんどんシェアしていけば経済的ですね。

それとついでに、打ち合わせを行う会議室も管理しておきます。貸出期間が日をまたぐものでない場合には、時間帯ごとに貸出が行えます。

会議室のマネジメントも可能

とはいえ片端から貸出物を登録していくと、今度はカシカン上でリストが散らかってしまい、借りたいものがすぐに見つからないといったことになってしまいます。カシカンはそうした事態に対応する、様々な整理方法が用意されています。

〈グループ〉で分ける

様々な種類のイベントを手掛けるのであれば、イベントの種類ごとにグループを作成することをおすすめします。カシカンはひとつのアカウントで複数のグループに所属することができ、またグループ自体も自由に増やすことができます。

たとえばもし、社内で新しくオンラインイベントに注力するためのチームを編成することになった場合はカシカン上でも新しく〈配信部〉といったグループを新しく立ち上げ、配信のためにだけ必要な特有の機材はそちらに登録していきます。

例として、グリーンバックを登録してみます。

ちなみに、貸出物の写真は複数アップロードすることができるので、保管場所の外観の写真なども添えておくと、それがどこにあって、どこに片付けるものなのかもわかりやすくなります。

さて、画面の下部に〈公開範囲設定〉という項目があります。ここでは自分が所属しているグループが一覧で表示されているので、その貸出物を登録したいグループを任意に選択します。

今回のグリーンバックは、撮影時に使用することもありますし、配信でも使用したいので、２つのグループに登録します。もしここで配信のときにした使用しないのであれば、そのグループにだけチェックを入れれば大丈夫です。グループごとに貸出物を登録し直すといった手間はかかりません。

これで、その業務に関与しないメンバーからは〈配信部〉だけに登録された貸出物はみえなくなり、だれにとっても必要なものだけが見られるリストを保つことができます。

〈フォルダ〉でわける

グループページ内では、登録した貸出物をフォルダで分類することができます。グループがモノを保管する棚を分ける仕組みだとするなら、フォルダは棚のなかを箱にわけて整理するような仕組みです。

フォルダをきちんと分けてリストをみやすくしておくことで、チームメンバーが利用したい貸出物にすぐアクセスすることができます。

フォルダ分けすることでリストが整理されます

シンプルに備品のカテゴリで分類してもいいですし、使いやすいように自由に分類してください。

◎フォルダ機能について詳しく知りたい
⇒フォルダ機能について

〈ハッシュタグ〉でわける

カシカンに登録した貸出物には、個別にハッシュタグをセットすることができます。ハッシュタグをセットすると、検索機能を使用する際にそのワードが検索リストに乗り、ハッシュタグごとに貸出物をピックすることが可能になります。

貸出物にハッシュタグを付与できます

特にコード類などは、規格や用途が多いのに慣れていないと見た目で判断するのは難しいものがあります。そういう場合にそれが何に必要なコードなのかなど、関係するワードをタグに設定しておけば、今後新しくチームに加わるメンバーでも迷うことはなくなります。

同じハッシュタグの貸出物だけを表示することができます

たとえば配信に使用するコードには「#配信」というハッシュタグをつけておけば、検索時に同じように配信で使用するモニタなどと一緒に表示されるようになるので、必要なものが視覚的にわかります。説明欄で具体的に何のためのコードなのかを補足説明すれば、万全でしょう。

◎タグ機能について詳しく知りたい

⇒タグ機能について

◎検索機能について詳しく知りたい

⇒検索機能について

快適な機材管理をめざして

いかがだったでしょうか？

より大きな企画を動かそうとすれば、それだけ関わる人も多くなり、同時に関わる道具も多くなります。あらゆるイベントが人々を楽しませるように、イベントを企画する側も同じようにイベントを楽しめるよう、こうした煩瑣な作業を省略するというのは、些細なようで重要なことだと思います。ひとりでは絶対に抱えきれない物量をまえに頭を抱えるまえに、まずはちょっとした機材管理から、はじめてみませんか。

カシカンは利便性向上のためにアップデートを随時行っています。カシカンで利用できる他のさまざまな機能については、カシカンの使い方をご覧ください。

また、カシカンに関して気になる点がございましたら、サポートからお気軽にお問い合わせください。

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