効率化ツールの選び方
効率化ツールを正しく選ぶには
管理業務のための効率化ツールはさまざまにあります。
たとえば会社の備品を把握したいとき、チームでシェアする機材の持ち出しを可視化したいとき、アナログでの管理体制に限界を感じているとき。何か＜備品管理＞に便利なツールはないだろうかと思ってネットで検索すると、数多くのツールが検索結果に並びます。しかしみていくとどれも機能が異なっていて、＜備品管理＞と定義されたものでも、それの指すところはそれぞれで微妙に違っていたり、非常に広義に解釈されていたりします。
・社内グループでシェアされる備品の貸出・シェアリングを管理したい
・社内で運用されている資産を適宜把握し、管理したい
・ECなどで取り扱う商品の在庫を管理したい
・社員同士での情報共有・コミュニケーションをマネジメントしたい
・消耗品の補充を過不足なく行いたい etc..
使ってみて自分の思っているような運用には向いていないとわかっても、その導入にかけたコストが必ずしも返ってくるわけではありません。実際に運用したい用途に適っているツールかどうかは、それぞれの機能詳細を比較してみる必要があります。
この記事では、備品管理に関わる効率化ツールのいくつかを用途別に分類し、できる限り最適な選択をご紹介します。
目的に応じてツールを選ぶ
・社内グループでシェアされる備品の貸出・シェアリングを管理したい
カシカン
「カシカン」は会社や組織、チームにおいて日々シェアされる様々な物の貸出管理を無料で提供するサービスです。
チーム内でシェアされる道具や機材を、簡単な手続きで効率的に管理することを目的としたサービスです。
カレンダー予約やリマインド機能で紛失・予約バッティングなどのリスクを低減しつつ、管理コストを最小限に抑えることができます。
物品を登録できる数も無制限に利用可能で、その他すべての機能も完全に無料で利用できるため、一切のコストがかかりません。アカウント登録後はすぐに利用できるため、即時的に組まれたチームにおいても手軽に利用を始められます。
書籍を登録して、社内図書の貸出などにも活用できます。バーコードから自動で情報を取得することができ、QRコード管理や貸出日数制限を設定すれば、図書館のような使い方で管理することもできます。
・社内備品の貸出を円滑に行える。
・予約管理・貸出手続きがスマホから利用できる。
・グループ人数に制限がなく、また貸出物も無制限に登録できる
・無料で利用できるので、導入にコストがかからない。
カシカンは社内備品や図書、機材などの貸出管理について、あらゆるケースで最も柔軟に対応できるツールでしょう。
・社内で運用されている資産を適宜把握し、管理したい
Circurental
「Circurental」はオフィス向けに広範の管理ツールを提供しています。手間を感じるバックオフィスでの雑多な業務全般の時間短縮に貢献し、効率化を図ることができます。使用目的に適ったツールだけを選択して使用することもできるので、本格的にシステム導入をする大規模なチームであれば、使い勝手の良いものになりそうです。料金は提供を受ける形態に応じて変動します。
AssetmentNEO
「AssetmentNEO」は会社の資産管理をひろくカバーするクラウド型の管理ツールです。バーコードやQRコードを紐付けることで什器や備品などの物的資産をデジタルで一元管理することができ、事業が大きくなっていくにつれ難しくなる資産の把握を強力にサポートします。料金はプランに応じて月額40.000円～の利用が可能です。
Convi.BASE
「Convi.BASE」はモノ管理のためのクラウド型ツールの提供から、現場作業のアウトソーシングまでを受ける総合サービスです。コンサルティングサービスも受けているので、現状の業務フローに何らかの不備を感じる場合やいままでみえなかった部分のコスト削減が可能になります。ユーザーが悩みを感じつつも手のつけかたがわからない部分を柔軟に対応することができるので、現状の業務システムを根本的に見直したい場合に頼もしいでしょう。基本となる機能に任意でオプションをつけるサービス形態になるので、予算に合わせた運用が考えられます。
Mamoru Biz
「Mamoru Biz」はQRコードを用いた座席表管理やスケジューラー、備品管理を利用することができる管理ツールです。社内決済のキャッシュレス化などもでき、細やかな手間の積み重ねで時間が圧迫されることから解放されたい場合に活用できます。
料金は30日の無料体験のあと、月額40,000円~の利用が可能です。
・ECなどで取り扱う商品の在庫を管理したい
ロジクラ
「ロジクラ」は在庫管理・倉庫管理ツールです。取り扱う商品の入荷から出荷までを総合的に管理できます。最低限の在庫管理機能は無料で使用できるので、倉庫などで大量の物品を扱う際は、検討してみてはいかがでしょうか。
・社員同士での情報共有・コミュニケーションをマネジメントしたい
サイボウズOffice
「サイボウズOffice」は中小企業向けにプロジェクト管理と情報共有のための機能を包括的に提供するサービスです。チームで連携して活動する際の様々なサポートを得ることができます。個々の仕事に追われていても、チームの足並みを常に揃えておくのに適性が高いツールとなっています。価格は、１ユーザー毎に月額500円~の利用が可能です。
Stock
「Stock」は社内コミュニケーションの効率化ツールです。チャットツールでは流れてしまう情報を正しく蓄積したり、ファイルフォルダが段々複雑になってアクセス性が悪くなるといった情報環境の整備に役立ちます。デジタル情報の効率化に特化したツールなので、実際の物の管理などに最適とは言えませんが、slackでの情報共有やdropboxでのファイル管理に不満を感じているなら、検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
この記事で紹介した効率化ツールはどれも必ず役に立つものです。とはいえ、そのそれぞれの効果は、ユーザーの利用目的とそのツールのコンセプトがどの程度寄り添っているかで大きく変わります。色々なツールを比較して検討することは、ある意味では最も大事な業務といえます。何を使えば十分に活用できるかを見極めて、より質の高い業務を推進するために、この記事がすこしでも役立てば幸いです。